Office ファイルには、Microsoft登録アカウント名がユーザー名や作成者名として表示されることが多く、また、プロパティ、文書作成日、更新日などの情報が表示されます。「ドキュメントの検査」はこれらの有無を検査し、有れば削除できる機能です。ここではWordファイルで「ドキュメントの検査」の使い方を解説しますが、ExcelやPower Pointも同じ手順で「ドキュメントの検査」で個人情報を検査・削除できます。なお、「ドキュメントの検査」の前にでるメッセージ「ドキュメント検査で削除されたデータは、後から復元できない可能性があるため、必ず変更を保存してください。」に注意してください。
1. ドキュメントの検査使い方解説
使用ソフトバージョン
OSバージョン： Windows 11
Office バージョン：2021
ソフト：Word, Excel, Power Point
① [ファイル]を左クリック
② [情報]を左クリック
③ [問題のチェック]を左クリック
④ [ドキュメントの検査]を左クリック
⑤ 「ドキュメント検査をする前に」の注意を確認して問題なければ[はい]を左クリック
⑥ 検査項目として「ドキュメントのプロパティと個人情報」の前に☑を入れる→他の項目も必要に応じて☑を入れる→[検査]を左クリック
⑦ 「ドキュメントのプロパティと個人情報」に表示された情報を確認して削除しても問題なければ→[すべて削除]
⑧ 「ドキュメントのプロパティと個人情報が削除されました。」を確認→念のため[再検査]を左クリック
⑨ 「検査」ボタンに戻っているので、これで「検査」「削除」「再検査」完了→[閉じる]を左クリック
⑩ 「ファイル」メニューで[上書き保存]を左クリック
下記の別記事で、Officeファイルの公開や提出にかかわるパスワード設定や、ワードからPDF変換時のパスワード設定、メール添付などの圧縮ファイル変換について解説していますので、合わせてご参照願います。
